Öğrenci Kulübü Güncelleştirme İşlemleri
Güncelleştirme Nedir? Üniversitemizde aktif olarak faaliyette bulunan öğrenci kulüplerimizin “Marmara Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi” gereği, her yıl mayıs ayı içerisinde yapmak zorunda olduğu işlemlerin genel adıdır.

Güncelleme işlemleri Genel Kurul Toplantısı ile yapılır. Genel Kurul’un toplanabilmesi için öğrenci kulübümüzün dönem içerisinde gerçekleştirmesi gereken bazı yeterlilikler bulunmaktadır. Bu kılavuz bu yeterlilik durumunu sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

- GÜNCELLEME TARİHLERİ NEDİR?

“Marmara Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi” gereği, her yıl mayıs ayı içerisinde yapılması zorunlu olan güncelleştirme işlemleri 1 Mayıs  – 30 Mayıs tarihleri arasında yapılması planlanmaktadır.

- GÜNCELLEME İŞLEMLERİ NEREDEN YAPILIR?

1 Mayıs itibari ile kulüp başkanları tarafından esks sistemine giriş yapılarak Genel Kurul tarihini ilan etmeleri gerekmektedir. Güncelleştirme işlemleri online olarak https://esks.marmara.edu.tr/kulupislemleri/ adresimizden yapılmaktadır. Güncelleştirme işlemleri için herhangi bir çıktı alınması, imza atılması, birimler tarafından üst yazı gönderilmesine gerek yoktur.

- GÜNCELLEME İŞLEMLERİ İÇİN ŞARTLAR NEDİR?

1- Kulübünüzün en az 1 olmak üzere etkinlik gerçekleştirmiş olması gerekir.

2- Gerçekleştirmiş olduğu tüm etkinliklerin sonuç bildirimlerinin girilmiş olması ve danışman tarafından onay işlemlerinin tamamlanmış olması gerekir.

3- Yönetim Kurullarının her dönem en az 2 olmak üzere toplam 4 toplantı yapmış olması, bu toplantılarda alınan kararları e-sks sisteminde yer alan e-karar defterine girmiş olması, toplantıya katılanlar ve danışman tarafından bu toplantı kararlarının onaylanmış olması gerekir.

4- Mayıs ayı içerisinde Genel Kurulun toplanabilmesi için aktif üye sayısının en az 30 olması ve bu aktif üyelerin üyeliklerini onaylamış olması gereklidir. *Not: Yukarıda sayılan maddelerin en geç “30 Nisan tarihine kadar” yapılması gereklidir. Aksi takdirde güncelleştirme işlemleri başlatılamayacaktır.

- KULÜBÜMÜN DURUMUNU NASIL GÖREBİLİRİM?

Danışman/Danışman Yardımcısı

Öğrenci kulüpleri danışmanları/danışman yardımcıları kurumsal e-posta adresi ve şifresiyle esks.marmara.edu.tr adresinden giriş yaptıktan sonra menüde yer alan “Kulüp Danışmanlığım” linkine tıklayarak danışman veya danışman yardımcılığı yaptıkları kulübün o anki durumunu görebilir.

Kulüp Başkanı/Yardımcısı/Sekreteri

e-SKS sistemine giriş yetkisi olan öğrenci kulübü yetkilileri, giriş yaptıklarında ana sayfanın en üst tarafından özet durumu görebilirler.

SIK SORULAN SORULAR

Yönetim Kurulu Toplantılarını Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına nasıl bildireceğim?

Kulüp olarak yönetim kurulu toplantılarınızı planlama ve aldığınız kararları onaya sunma işlemlerini, e-sks sitemine giriş yaptıktan sonra Kulüp Menüsü altında yer alan “Yönetim Kurulu Toplantıları (e-Karar Defteri)” linki aracılığı ile yapabilirsiniz. Bu sayfaya girdiğinizde detaylı olarak örnek karar metinleri, yönetim kurulu toplantıları oluşturma süreçlerine ulaşabilirsiniz

- Yönetim Kurulu Toplantısı Kararlarının onay işlemleri için gönderilen onay maili üyemizin e-mail adresi hatalı göründüğü için ulaşmıyor, ne yapmalıyım?

Yönetim Kurulu/Denetim Kurulu ve diğer üyelerinizin iletişim bilgileri (telefon, e-mail) BYS sisteminde yer alan “İletişim Bilgileri” alanından çekilmektedir. İletişim bilgisini güncelleyen üyeniz varsa aşağıdaki adımları izleyerek bilgilerini güncel hale getirebilirsiniz.

1- Üye BYS sistemine giriş yaparak iletişim bilgilerini günceller. (Bu linki tıklayarak bys de iletişim bilgilerinin nasıl güncellenebileceğini öğrenebilirsiniz: https://youtu.be/5gCnpsdX86M)

2- Kulüp yetkilileri (Başkan/Yardımcı/Sekreter) e-sks sitemine giriş yaptıktan sonra Kulüp Menüsü altında yer alan “Kulüp Üyelik İşlemleri” sayfasına gider.

3- Sayfanın en üstünde yer alan “Tüm Üyelerin BYS Kontrolünü Yap” butonuna tıklayarak bütün üyelerin güncel iletişim bilgilerinin sistemimizde de yer almasını sağlar.

4- Güncel iletişim bilgilerini çektikten sonra, “Yönetim Kurulu Toplantıları (e-Karar Defteri)” sayfasına giderek ilgili üyeye yeniden onay maili gönder butonu ile güncel adresine onay maili gönderilmesini sağlar.

- Kulüp üyeliği nasıl yapılmaktadır?

Kulübünüze üye olmak isteyen öğrencimiz iki şekilde üyelik işlemini gerçekleştirebilir. Birincisi Kulüp yetkilileri (Başkan/Yardımcı/Sekreter) e-sks sitemine giriş yaptıktan sonra Kulüp Menüsü altında yer alan “Kulüp Üyelik İşlemleri” sayfasında Yeni Üye Formu butonuna tıklayarak bilgilerinizi girebilir. İkincisi öğrenci bizzat esks.marmara.edu.tr adresi ana sayfası üzerinde Etkileşim Alanında yer alan “Kulüp Üyelik İşlemleri” linki yardımıyla kulübünüze üye olabilir.

*Not: İki üyelik işleminde de öğrencinin BYS sisteminde yer alan iletişim bilgileri kullanılmaktadır. BYS sisteminde iletişim bilgisi olmayan veya hatalı olan öğrencilerimizin öncelikle bu bilgilerini güncel hale getirmesi gerekmektedir. BYS iletişim bilgilerinin nasıl güncelleneceğini https://youtu.be/5gCnpsdX86M bu linke tıklayarak öğrenebilirsiniz.

- Mayıs ayı içerisinde etkinlik yapabilir miyiz?

Kulüplerimiz aktif oldukları sürece etkinlik gerçekleştirebilirler. Güncelleme dönemi için etkinlik sorumluluğu 30 Nisan tarihine kadardır. Yani 30 Nisan öncesi gerçekleştirdiği tüm etkinlikler değerlendirmeye alınacaktır. 1 Mayıstan itibaren güncelleştirme işlemleri başlayacağından işlemler tamamlanıncaya kadar yeni etkinlik başvurusu yapılamayacaktır. Dolayısıyla mayıs ayı içerisinde daha önceden hazırlanmış bir etkinliğiniz varsa 30 Nisan tarihinden önce başvuru işlemlerini tamamlamış olmanız gerekmektedir.

- Etkinlik Sonuç Bildirimi nasıl tamamlanmış olur?

Kulüplerimiz dönem içerisinde 30 Nisan tarihine kadar gerçekleştirdiği tüm etkinliklerin sonuç bildirimlerini sisteme girmiş olmaları ve bu sonuç bildirimlerinin de kulüp danışmanı tarafından onaylanmış olması gerekmektedir. 30 Nisan tarihi itibari ile Sonuç bildirimi eksik olan, onay süreci tamamlanmamış sonuç bildirimleri bulunan kulüpler güncelleme işlemlerine başlayamayacaktır.

"Genel Bilgilendirme" KATEGORİ İÇERİĞİ

  • Sosyal Sorumluluk Projeleri
    04.09 - 733 - Kulüpler olarak sosyal sorumluluk içerikli etkinlik başvurularınızda dikkat edilmesi gereken noktalar bu içerikte anlatılmıştır. Başvurularınızı yaparken bu hususları dikkate almanızı rica ederiz.
  • Öğrenci Kulüpleri Yönergesi
    04.09 - 1095 - Üniversitemiz öğrenci kulüpleri ile ilgili genel kurallar ve işleyiş hakkında sorumlu olduğu yönergedir.
  • E-Karar Defteri
    26.08 - 716 - Üniversitemiz öğrenci kulüpleri Mart 2020 tarihinden itibaren e-karar defteri sistemine geçmiştir.
  • Öğrenci Kulübü Kuruluş İşlemleri
    26.08 - 1494 - Üniversitemiz öğrenci kulüpleri ile ilgili tüm soru ve sorunlarınız için öncelikle Marmara Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesini okuyunuz. Yönergeye ulaşmak için Başkanlığımız web sayfasını kullanabilirsiniz.

26.04.2022 320